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Super Case: O que fazer quando uma averbação de divórcio é lançada no termo errado?

O Super Case de hoje é sobre mais um daqueles casos surpreendentes de retificação. Na serventia onde trabalho não são poucos os registros que possuem problemas e erros materiais, por isso precisamos ficar muito atentos aos detalhes. Casos de averbações não realizadas ou averbações realizadas no local errado são bastante comuns. Como devemos proceder nesses casos?

Primeiro é preciso estar ciente de que muitos clientes vão precisar de você, aplicador do direito, para solucionar o problema. No papel de oficial registrador(a), substituto(a) e  escrevente, esteja pronto para encontrar soluções dentro do Art. 110, da Lei 6.015/1973. Como advogado(a), você precisa ser proativo e conciliador. 

Aliado a isso, o(a) oficial registrador(a) precisa avaliar sempre os motivos que ocasionaram o erro e criar procedimentos adequados para evitá-los. Por isso, ao final deste artigo eu proponho um modelo básico para averbação de divórcio com garantia de sucesso.

 

AVERBAÇÃO REALIZADA NO TERMO ERRADO/TROCADO 



O cliente compareceu ao cartório alegando: "eu nunca me divorciei e consta na minha certidão que estou divorciado". Ele questiona "como tirar uma averbação de divórcio da certidão quando eu nunca me divorciei?"

Preliminarmente cabe ressaltar que a mera alegação da inexistência do divórcio não pode afastar a presunção de legalidade e veracidade dos dados contidos no termo. Por isso, qualquer alteração do registro sem a devida fundamentação poderá levar o delegatário a uma responsabilização civil, administrativa e até penal . Caberá a você, leitor, na qualidade de advogado(a) do caso ou o registrador do cartório, ajudar o registrado a buscar elementos que comprovem a existência de um erro material naquela averbação, capaz de afastar a presunção e determinar uma retificação extrajudicial com base no art. 110 da lei 6.015/1973:

Art. 110.  O oficial retificará o registro, a averbação ou a anotação, de ofício ou a requerimento do interessado, mediante petição assinada pelo interessado, representante legal ou procurador, independentemente de prévia autorização judicial ou manifestação do Ministério Público, nos casos de:        (Redação dada pela Lei nº 13.484, de 2017)

I - erros que não exijam qualquer indagação para a constatação imediata de necessidade de sua correção;        (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)

II - erro na transposição dos elementos constantes em ordens e mandados judiciais, termos ou requerimentos, bem como outros títulos a serem registrados, averbados ou anotados, e o documento utilizado para a referida averbação e/ou retificação ficará arquivado no registro no cartório;        (Incluído pela Lei nº 13.484, de 2017)


AFASTANDO A PRESUNÇÃO COM UMA DECLARAÇÃO (?) 

 


A presunção de veracidade é um atributo que decorre da fé pública dos atos praticados por aqueles que desempenham uma função pública. Diante disso, questiono a ideia de alguns sobre elaborar uma declaração dos registrados informando que não ajuizaram ação de divórcio nem realizaram divórcio extrajudicial, juntando certidões negativas dos distribuidores do local de residência para comprovar que não existem ações de divórcio em seus nomes. É preciso estar atento ao fato de que os sistemas de busca dos distribuidores podem conter alguma falha e ignorar (por erro de grafia, por exemplo) a existência de alguma ação de divórcio existente. 

Seria suficiente a declaração dos registrados para comprovar a inexistência do divórcio, ou seria isso um mero indício? Não pretendo responder aqui este questionamento, mas apenas provocar e dizer que caberá a(o) registrador(a) realizar a análise de risco para cada caso.

COMO BUSCAR ELEMENTOS DE PROVA PARA O ERRO MATERIAL?

A primeira orientação sempre será a análise do registro. Recomendo fortemente a(os) advogados(as) que solicitem a certidão de inteiro teor por cópia reprográfica quando as informações contidas na certidão comum não forem suficientes. Em geral, os registros antigos não possuíam muitos detalhes. Alguns mencionavam apenas o seguinte:

"procedo à presente averbação em razão de mandado judicial para fazer constar o divórcio do casal registrado à margem do termo".
Com isso ficam as perguntas: que mandado judicial? De que processo? Que casal?

Em atos como esses fica muito difícil determinar qualquer relação entre a averbação e o registro. Obviamente que nesse caso deve prevalecer a presunção de veracidade daquela averbação - por pior que seja a sua técnica. 

Na tentativa de salvar o caso, poderá o aplicador do direito analisar documentos arquivados à época da averbação. À pedido das partes o registrador poderá desarquivar as sentenças protocoladas naquele período e tentar identificar, por meio dos elementos existentes nos arquivos e no registro, algum indício de que a averbação foi realizada no termo errado. Nesse ponto é importante identificar:

  • A data da averbação - Com base nessa data que será possível identificar qual o período da busca e desarquivamento das sentenças.
  • Existência de menção expressa nos documentos arquivados de cumprimento daquela averbação - Na prática, alguns cartórios carimbavam as sentenças cumpridas e punham datas de cumprimento nesses carimbos.
  • Inexistência de sentenças naquele período desarquivado para aquele casal. Esse é um indício relevante que pode te ajudar na decisão sobre a existência de erro material. O indício fica mais evidente se aparecer outro termo que deveria constar uma averbação e não a tem.
Até aqui trabalhamos com o pior cenário. Uma averbação que nada diz. Diante disso, a solução deverá sempre ficar a critério do(a) registrador(a) civil, que desconfiado de fraude ou não convencido sobre a existência de erro material, poderá remeter as partes ao judiciário. 
E se, por outro lado, a averbação constante no livro mencionar dados importantes como nome do Juiz, nome das partes, Vara e número do processo? Nesses casos o erro material ficará mais fácil de ser observado. Por exemplo: Se pelo numero do processo pudermos identificar que as partes do processo não correspondem aos registrados o erro material fica mais do que comprovado, viabilizando, assim a realização da retificação extrajudicial.
Assim, vale consignar que são inúmeras as possibilidades de desvinculação de dados de uma averbação em relação a um documento arquivado, cabendo ao aplicador do direito realizar o caminho lógico que permita a retificação de modo seguro. Para todos os demais casos fica a sugestão de encaminhamento das partes ao poder judiciário para uma solução segura com a produção de provas necessárias para o deslinde do caso.
 
EVITANDO NOVOS CASOS INSOLÚVEIS
 
Problemas de transposição sempre existirão enquanto a atividade registral depender da análise humana. Isso não é ruim, é um risco inerente à atividade. O que defendo é que o registrador deverá sempre fazer de tudo para que um possível erro seja facilmente constatado e corrigido. Para isso eu recomendo que, independente do que esteja disposto no código de normas do seu estado, siga os seguintes passos:
  • Identifique corretamente o requerente e os dados do pedido no seu livro de protocolo. Se no seu estado não houver obrigatoriedade de lavrar um livro de protocolo, considere essa questão como prioridade. 
  • Realize a averbação com o maior número de dados possíveis. Sempre há a possibilidade de ocorrer um erro de digitação em algum dos elementos. Se isso ocorrer e os demais estiverem corretos, o caso estará resolvido.
  • Após concluir a averbação, arquive uma certidão de ato praticado junto com os documentos entregues no protocolo, informando, inclusive a data de realização daquela averbação. Verifique se no seu estado essa certidão precisa ser selada. Se não houver obrigatoriedade de arquivar essa certidão, considere, ainda assim, fazê-lo.
  • Crie um sistema de arquivamento dos documentos entregues para o protocolo que viabilize uma pesquisa rápida por meio de índices. Arquive também tudo de forma digital para garantir a rápida busca.
  • Utilize o modelo que mais te deixar seguro(a). Segue o meu modelo disponível também na minha página de modelos (dê busca no google com o nome "modelário" que você a encontrará).
 
SUGESTÃO DE MODELOS PARA REGISTRADORES E ASSESSORIAS DE REGISTRO CIVIL
 

JUDICIAL LITIGIOSO: Divorciados litigiosamente conforme sentença exarada nos autos do processo judicial ____________________________ proferida pela Exmo(a). Sr(a). Dr(a). _____________________________, Juíz(a) de Direito do ____ Vara de ___________, da Comarca/Cidade ___________/Estado ___, datada de _________(data da sentença). O(A) divorciando(a) voltará a usar o nome de solteiro(a). (Não) Houve partilha de bens. Dou fé. Cidade, _____, de ________ de_____. (Selo digital:_____________________) (Protocolo: _____) ____________, Oficial de Registro/Escrevente Autorizado(a).

JUDICIAL CONSENSUAL: Divorciados consensualmente conforme sentença exarada nos autos do processo judicial ____________________________ proferida pela Exmo(a). Sr(a). Dr(a). _____________________________, Juíz(a) de Direito do ____ Vara de ___________, da Comarca/Cidade ___________/Estado ___, datada de _________(data da sentença). O(A) divorciando(a) voltará a usar o nome de solteiro(a). (Não) Houve partilha de bens. Dou fé. Cidade, _____, de ________ de_____. (Selo digital:_____________________) (Protocolo: _____) ____________, Oficial de Registro/Escrevente Autorizado(a).

EXTRAJUDICIAL: Divorciados por meio de Escritura Pública lavrada no ___ Ofício de Notas, na Comarca/Cidade de _____/Estado ________ , Livro n°: ____ – Folha n°: ____ - Ordem n°: ____________, no dia ______ de ___________ de ____________, assinada pelo(a) Tabeliã(o) (Substituta) _________________________. (Não) houve partilha de bens. (Não) houve alteração dos nomes com o casamento, passando a(o) registrado a chamar-se _____________. Dou fé. Cidade, ___ de ________________ de ______. (Selo digital: _______________) (Protocolo: _______) . ____________, Oficial de Registro/Escrevente Autorizado(a).

 
Espero as observações de vocês nos comentários!

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